L'interfaccia di Polaris mostra sempre una barra di navigazione posta nella parte alta della pagina. La barra di navigazione presenta 8 bottoni e consente in ogni momento di effettuare le seguenti operazioni:

Home	Torna alla pagina principale di POLARiS.
Ricerche	Permette di accedere ai diversi criteri di ricerca (per nominativo, per area di ricerca, per titolo).
Inserisci/Modifica	Permette di accedere con password e username all’area riservata di inserimento e modifica dei dati dell’utente (pubblicazioni e curriculum)
Anagrafe e valutazione	Fornisce alcune informazioni basilari sugli scopi del database, sull’iter delle descrizioni bibliografiche inserite e sul trattamento dei dati personali.
Criteri di inserimento	A differenza del manuale utente, queste linee guida sono finalizzate a chiarire alcune regole bibliografiche basilari cui attenersi al momento dell’inserimento dei dati.
Manuale	Fornisce informazioni più dettagliate sull’uso di POLARiS e delle varie funzioni abilitate, schermata per schermata. Non fornisce informazioni sui criteri bibliografici di inserimento, per i quali sono state create linee guida apposite (“Criteri di inserimento”).
Help	Fornisce una spiegazione per l’utilizzo dei pulsanti della barra di navigazione e del menù contestuale di POLARiS e chiarisce l’uso delle funzionalità di ricerca e delle funzionalità di inserimento e modifica.
Contatti	Offre una panoramica generale sullo staff che si occupa di POLARiS e fornisce i numeri di telefono e gli indirizzi email per mettersi in contatto con editors e amministratore del sistema in caso di problemi o per eventuali suggerimenti e commenti.

Per selezionare l'operazione desiderata è sufficiente cliccare sul bottone corrispondente, che si evidenzia non appena il puntatore vi scorre sopra.
Nell'angolo in alto a destra la barra di navigazione mostra inoltre il logo dell'Università degli Studi di Trento. Cliccando sul logo è possibile accedere al sito dell'Università di Trento.

Nella parte sinistra della pagina è sempre presente un menù dal quale si possono scegliere le funzionalità relative alla pagina corrente. Esso presenta una serie di voci da cui si accede alle pagine successive. In alcuni casi il menù contestuale non presenta delle opzioni di scelta, ma semplicemente fornisce delle indicazioni utili circa l'utilizzo della pagina corrente.
Sulla Home Page, il menù presenta le seguenti opzioni:

Ricerca Autori	permette di ricercare un autore per ente di ricerca (“Facoltà”, “Dipartimento” oppure “Settore disciplinare”) o per nominativo.
Altre ricerche	permette di cercare un contributo inserito in POLARiS quando se ne conosce il titolo esatto (o una parola chiave) o tramite il soggetto (i soggetti sono tratti dalla Tabella 6 - Codice Discipline - dello schema multidisciplinare per la classificazione dei progetti di ricerca del CNR).
Inserimento/Modifica	permette di inserire nuove pubblicazioni e/o modificare le pubblicazioni già presenti in POLARiS, oppure di inserire e/o modificare il proprio curriculum vitae.
Statistiche	Permette di visualizzare il numero di pubblicazioni presenti in POLARiS, divise per tipologia, appartenenti ad una o più aree disciplinari e prodotte in un determinato intervallo di tempo.
Manuale Utente	Rinvia al manuale d’uso in formato .pdf (ideale per la stampa).

Sulla propria pagina personale, le opzioni del menù sono le seguenti:

Pubblicazioni	Permette di visualizzare le pubblicazioni per anno (crescente o decrescente) e per tipologia (articoli, monografie, atti di convegno...) e di inserire nuove pubblicazioni e/o di modificare quelle già inserite nel database.
Curricula	Permette di modificare o visualizzare il proprio curriculum.

Le funzionalità di Ricerca permettono di accedere alla lista delle pubblicazioni presenti in POLARiS. La ricerca può avvenire in base all'autore, oppure in base a caratteristiche relative alle singole pubblicazioni. Ricerca per Autori:

• per università: la ricerca "per università" permette il reperimento dell'utente desiderato selezionando in primo luogo l'ateneo o l'ente di appartenenza e quindi cercando l'utente in base al nominativo, oppure in base alla facoltà, al dipartimento o all'Area Disciplinare di appartenenza. La ricerca può essere effettuata sia relativamente agli utenti attualmente afferenti ad un ateneo o ente, sia nello storico delle afferenze.
• per nominativo: la ricerca "per nominativo" permette il ritrovamento dell'utente desiderato semplicemente specificando il nome e cognome (o parte di essi) all'interno dell'intero database di autori di Polaris.

Altre ricerche :

• per titolo: la ricerca per titolo permette il reperimento di tutte le pubblicazioni aventi come titolo quello specificato come chiave di ricerca. È possibile indicare anche una sola parte del titolo, e verranno ritrovate le pubblicazioni nel cui titolo compare la stringa cercata.
• per soggetto: la ricerca per soggetto offre la possibilità di reperire le pubblicazioni utilizzando la classificazione per soggetto delle stesse. Tramite questa opzione si può indicare un soggetto di ricerca per visualizzare tutte le pubblicazioni che sono state classificate con quel soggetto. I soggetti sono tratti dalla Tabella 6 - Codice Discipline - dello schema multidisciplinare per la classificazione dei progetti di ricerca del CNR.

• Inserimento pubblicazioni: il bottone "pubblicazioni" permette di inserire, modificare o cancellare le pubblicazioni di un utente. È possibile inserire pubblicazioni di vario tipo. Ad ogni tipo di pubblicazione inserita corrisponde un opportuno form per l'inserimento dei campi necessari. Queste operazioni possono essere effettuate direttamente dal singolo utente di Polaris (inserendo il proprio username e password) oppure a livello di dipartimento o di ateneo / ente (utilizzando username e password relativi).
• Inserimento curriculum: il bottone "curriculum" permette di accedere direttamente alla funzionalità di inserimento del curriculum vitae di un utente (inserendo il proprio username e password).

Username e password: POLARiS utilizza il servizio di autenticazione di ateneo (per maggiori informazioni, consultare la pagina http://www.unitn.it/atinet/auth/, ove si trova anche l'elenco dei servizi on-line attualmente collegati a LDAP). E’ dunque possibile accedere a POLARiS con il proprio Login LDAP, composto da uno username (generalmente nome.cognome) e da una password (password di UniTn) che è strettamente personale e che può essere richiesta ai Presidi Informatici di competenza . Per maggiori informazioni si rimanda al sito http://www.unitn.it/atinet/auth.